Videoconferenza sincrona: quando vale come formazione in presenza

Da anni datori di lavoro e RSPP si pongono la stessa domanda: un corso fatto in videoconferenza vale come quello fatto in aula? La risposta breve è “sì, a condizioni precise”. Quelle condizioni, prima disperse tra circolari e prassi, sono state messe a sistema dall’Accordo Stato-Regioni 2025, che distingue nettamente la videoconferenza sincrona dall’e-learning e la equipara alla presenza solo quando riproduce davvero la dinamica dell’aula. Vediamo come impostarla in modo valido e, soprattutto, difendibile in caso di controllo.

Passo 1 — Distingui sincrono da asincrono

Il punto di partenza è concettuale. L’art. 37 del D.Lgs. 81/2008 impone una formazione “sufficiente ed adeguata” e rinvia agli Accordi Stato-Regioni per durata, contenuti e modalità. In quella cornice esistono tre modalità: aula in presenza, videoconferenza sincrona ed e-learning.

• La videoconferenza sincrona è una lezione in diretta: il docente è collegato nello stesso momento dei partecipanti, che possono intervenire, fare domande e ricevere risposte in tempo reale. È l’aula spostata online.
• L’e-learning è asincrono: contenuti fruiti quando si vuole, senza docente in diretta. È ammesso solo per i moduli e nei casi che l’Accordo espressamente consente (vedi la guida dedicata all’e-learning).

Solo la prima modalità è equiparata alla presenza. Se la piattaforma trasmette una registrazione o non consente il dialogo, non stai facendo videoconferenza sincrona: stai facendo e-learning, con tutti i limiti del caso.

Passo 2 — Verifica i requisiti della piattaforma

Perché la diretta valga come aula, lo strumento tecnico deve garantire alcune funzioni. In pratica la piattaforma deve consentire:

1. comunicazione bidirezionale audio e, di regola, video tra docente e discenti, in tempo reale;
2. la condivisione di materiali, slide e documenti durante la sessione;
3. la possibilità concreta per i partecipanti di interagire (chat, microfono, richieste di intervento);
4. la tracciabilità dei collegamenti: chi era presente, da quando a quando.

Non serve un software “certificato” in senso stretto, ma serve uno strumento che permetta di ricostruire a posteriori che la lezione è stata davvero interattiva e partecipata. È la differenza tra un corso opponibile e un attestato che l’ispettore può disconoscere.

Passo 3 — Garantisci identità e presenza effettiva

Il tallone d’Achille della formazione a distanza è dimostrare che chi risulta iscritto ha davvero seguito. Occorre quindi presidiare due aspetti:

• identità: accertare che dietro il collegamento ci sia proprio quel lavoratore (accesso nominativo, riconoscimento a inizio sessione);
• presenza attiva: verificare che sia rimasto collegato e partecipe per l’intera durata, non che abbia solo aperto la finestra.

Nella pratica si usano appelli a inizio e fine modulo, interazioni periodiche, domande rivolte ai singoli. Tutto questo va verbalizzato: un registro presenze con gli orari di ingresso e uscita di ciascun partecipante è la prova principale che la formazione c’è stata.

Passo 4 — Tieni l’addestramento in presenza

Attenzione a un limite invalicabile. La videoconferenza sincrona può coprire la parte teorica del percorso, ma non sostituisce l’addestramento pratico. La prova pratica all’uso di attrezzature, DPI di terza categoria e procedure operative richiede la compresenza fisica di formatore e lavoratore e va sempre svolta e tracciata sul campo (vedi l’addestramento tracciato). Lo stesso vale per i moduli che l’Accordo riserva espressamente all’aula. Progettare il corso significa quindi separare fin dall’inizio ciò che può stare in diretta da ciò che va fatto di persona.

Passo 5 — Documenta come per l’aula

La formazione in videoconferenza non gode di alcuno “sconto” documentale: anzi, richiede una tracciatura più curata proprio perché il controllo avviene a distanza. Conserva, per ogni edizione:

• il programma del corso con date, orari e durata dei moduli;
• il nominativo e la qualifica del docente, con i requisiti previsti per i formatori della sicurezza;
• il registro delle presenze con orari di collegamento per ciascun partecipante;
• gli estremi della piattaforma utilizzata e delle sessioni svolte;
• l’esito della verifica di apprendimento finale;
• l’attestato rilasciato a ogni lavoratore.

Ricorda che l’obbligo formativo si intreccia con l’informazione (art. 36) e che la formazione va comunque erogata in modo comprensibile: per i lavoratori stranieri resta necessaria la verifica della comprensione linguistica, a maggior ragione a distanza.

Passo 6 — Applica lo stesso metro a preposti, dirigenti e aggiornamenti

Le regole sulla videoconferenza sincrona valgono trasversalmente. Vale per la formazione dei lavoratori, ma anche per quella dei preposti e dei dirigenti, e per gli aggiornamenti periodici. Per i preposti, in particolare, l’Accordo ha rafforzato la componente in presenza e pratica: verifica caso per caso quali moduli restano vincolati all’aula. Per pianificare le scadenze senza sorprese, appoggiati alla tabella degli aggiornamenti formativi.

Checklist — Videoconferenza sincrona valida

• La sessione è in diretta, con docente collegato in tempo reale
• La piattaforma consente comunicazione bidirezionale e interazione
• È verificata l’identità di ogni partecipante
• È tracciata la presenza effettiva con orari di collegamento
• L’addestramento pratico è previsto in presenza, non online
• Sono conservati programma, docente, registro, piattaforma e verifica finale
• È stata svolta la verifica di apprendimento e rilasciato l’attestato

La videoconferenza sincrona non è una scorciatoia, ma un’aula a tutti gli effetti quando ne rispetta le regole. Impostala pensando a come la spiegheresti a un ispettore: se sai dimostrare diretta, interazione, identità e presenza, hai una formazione valida quanto quella fatta in sala riunioni. Per il quadro completo delle durate e dei contenuti resta il riferimento la guida al nuovo Accordo Stato-Regioni 2025.