Il registro infortuni: è ancora obbligatorio?

“Dov’è il registro infortuni?” è ancora una delle prime domande di molti consulenti e di qualche ispettore alle prime armi. La risposta, oggi, è che quel registro non esiste più come adempimento autonomo: è stato superato dalla digitalizzazione dei flussi verso l’INAIL. Ma attenzione a non leggere la notizia come “non devo più fare niente”: gli obblighi di comunicazione degli infortuni restano, sono solo cambiati di forma. Vediamo cosa è successo e cosa deve fare davvero oggi un datore di lavoro.

Passo 1 — Capire cosa è stato abolito (e cosa no)

Il registro infortuni era il quaderno vidimato in cui si annotavano cronologicamente gli eventi che comportavano l’assenza dal lavoro. Con l’entrata in funzione del Sistema Informativo Nazionale per la Prevenzione (SINP), previsto dall’art. 8 del D.Lgs. 81/2008, quel registro cartaceo è stato soppresso: le informazioni che prima si scrivevano a mano ora confluiscono in banche dati alimentate per via telematica.

È importante distinguere due piani:

• l’obbligo di registro in senso stretto (il documento da tenere in azienda) non c’è più;
• l’obbligo di comunicare gli infortuni all’INAIL, invece, è vivo e vincolante.

In altre parole, è cambiato lo strumento, non il risultato: lo Stato continua a raccogliere i dati sugli infortuni, ma lo fa a monte, direttamente dai flussi telematici, senza più bisogno del registro locale.

Passo 2 — Individuare gli obblighi che restano in capo al datore

Il punto di riferimento è l’art. 18 del D.Lgs. 81/2008, che elenca gli obblighi del datore di lavoro e del dirigente. Tra questi c’è la comunicazione all’INAIL dei dati relativi agli infortuni. Semplificando, oggi il datore di lavoro deve gestire due adempimenti distinti, entrambi telematici:

1. la comunicazione a fini statistici e informativi, che riguarda gli infortuni con un’assenza dal lavoro anche breve, alimenta il SINP e serve a fotografare il fenomeno infortunistico;
2. la denuncia/comunicazione a fini assicurativi, legata a infortuni con assenza più prolungata, che attiva le tutele economiche e sanitarie a favore del lavoratore.

Le due cose non si escludono: uno stesso infortunio, a seconda della gravità e della durata dell’assenza, può richiedere entrambi gli invii. Per il dettaglio operativo dei termini e delle modalità rimando alla guida sulla denuncia di infortunio all’INAIL e a quella su cosa fare nelle prime ore.

Passo 3 — Non confondere il registro infortuni con gli altri registri

L’abolizione riguarda il registro infortuni “generale”. Continuano invece a esistere registri e documenti specifici che nulla hanno a che vedere con esso e che vanno tenuti regolarmente, ad esempio:

• i registri di esposizione ad agenti cancerogeni, mutageni e biologici, previsti dal Titolo IX e dal Titolo X del D.Lgs. 81/2008;
• la documentazione della sorveglianza sanitaria gestita dal medico competente;
• i registri e i verbali dei controlli su impianti e attrezzature.

Confondere questi obblighi con il vecchio registro infortuni è un errore frequente: la soppressione del secondo non tocca minimamente i primi.

Passo 4 — Costruire comunque una tracciabilità interna

Il fatto che il registro cartaceo non sia più imposto non significa che convenga smettere di annotare gli eventi. Un’azienda che gestisce bene la sicurezza tiene una registrazione interna degli infortuni e, soprattutto, dei mancati infortuni (near miss): sono dati che non finiscono nei flussi INAIL ma che valgono oro per capire dove il sistema di prevenzione sta cedendo.

Questa tracciabilità serve a tre cose concrete:

• alimentare il riesame del DVR, che va aggiornato quando un infortunio significativo lo richiede;
• dimostrare, in caso di controllo o di contenzioso, che l’azienda monitora davvero l’andamento degli eventi;
• costruire indicatori (frequenza, gravità, reparti critici) utili anche in ottica di riduzione del premio assicurativo.

Il formato è libero: un foglio di calcolo ordinato, un modulo del gestionale della sicurezza o un registro interno strutturato vanno benissimo, purché sia aggiornato con costanza.

Passo 5 — Gestire l’archiviazione del vecchio registro

Se in azienda esiste ancora il vecchio registro infortuni vidimato, non va cestinato: è documentazione storica e va conservato insieme al resto della documentazione della sicurezza, secondo le regole di archiviazione applicabili. Per orientarti sui tempi di conservazione dei diversi documenti puoi consultare la guida dedicata alla conservazione dei documenti della sicurezza. Il principio della corretta tenuta della documentazione, del resto, resta un obbligo generale richiamato dall’art. 53 del D.Lgs. 81/2008.

In sintesi

• Il registro infortuni cartaceo non è più un adempimento obbligatorio: è stato superato dalla digitalizzazione dei flussi verso l’INAIL e dal SINP.
• Restano obbligatorie le comunicazioni telematiche degli infortuni all’INAIL, sia a fini statistici sia a fini assicurativi, secondo l’art. 18 del D.Lgs. 81/2008.
• Attenzione a non confondere il registro infortuni con i registri di esposizione e con la documentazione sanitaria, che continuano a esistere.
• Conviene mantenere una tracciabilità interna di infortuni e near miss: non è più imposta come registro, ma è un pilastro della prevenzione e alimenta l’aggiornamento del DVR.
• Il vecchio registro eventualmente esistente va conservato come documentazione storica.

Checklist rapida

• Ho verificato che in azienda non si stia ancora compilando inutilmente il registro cartaceo
• Ho definito chi invia le comunicazioni/denunce di infortunio all’INAIL e con quali credenziali
• Ho impostato una registrazione interna di infortuni e near miss
• Ho collegato la registrazione degli eventi al riesame del DVR
• Ho verificato di tenere correttamente i registri di esposizione e la documentazione sanitaria
• Ho archiviato e conservato l’eventuale vecchio registro infortuni vidimato