Per quanti anni conservare i documenti della sicurezza

Il tema della conservazione arriva sempre dopo: prima si redige il DVR, si fa formazione, si nominano le figure, e solo quando l’archivio si riempie ci si chiede cosa si può buttare. La risposta breve è che il D.Lgs. 81/2008 non fissa un’unica scadenza per tutto: ogni documento ha una sua logica di conservazione. Vediamola documento per documento, con un criterio semplice da tenere a mente.

Passo 1 — Il criterio di fondo: conservare significa poter dimostrare

Un documento della sicurezza serve a provare che un obbligo è stato assolto. Finché quella prova può esserti richiesta — da un ispettore, dal giudice in caso di infortunio, dal RLS — il documento va conservato. Da qui discendono due conseguenze pratiche: non si distrugge nulla che riguardi un rischio ancora presente in azienda, e si tengono anche le versioni superate dei documenti, perché dimostrano cosa era stato fatto in un certo momento. La mancata esibizione, per la vigilanza, equivale alla mancata tenuta.

Passo 2 — Il DVR e i documenti della valutazione

Il Documento di Valutazione dei Rischi non ha una scadenza: è un documento vivo, che si aggiorna ma non si archivia mai definitivamente finché l’attività esiste. Va custodito presso l’unità produttiva (art. 29, co. 4 del D.Lgs. 81/2008) ed esibito su richiesta degli organi di vigilanza. Il consiglio operativo è conservare anche le revisioni precedenti: quando aggiorni il DVR, la versione vecchia non va cestinata, perché documenta la valutazione in vigore al tempo di un eventuale infortunio o di una modifica del ciclo produttivo. Lo stesso vale per DUVRI, valutazioni specifiche (rumore, chimico, movimentazione) e i loro allegati.

Passo 3 — La documentazione sanitaria

La cartella sanitaria e di rischio è istituita e custodita dal medico competente, sotto la sua responsabilità (art. 25 del Testo Unico). Alla cessazione del rapporto di lavoro il medico consegna al lavoratore copia della cartella e trasmette al datore di lavoro la documentazione sanitaria in suo possesso, con le tutele previste per i dati personali. Per capire cosa contiene e chi la gestisce, vedi la guida dedicata alla cartella sanitaria e di rischio. Trattandosi di dati che possono servire a ricostruire l’esposizione professionale di una persona anche a distanza di anni, questa documentazione va conservata per periodi lunghi, con le modalità stabilite dalla normativa di settore.

Passo 4 — I registri di esposizione: i tempi più lunghi

È qui che si trovano gli orizzonti temporali più estesi. Per i lavoratori esposti ad agenti cancerogeni e mutageni, il registro degli esposti e le relative cartelle vengono conservati e trasmessi all’INAIL, che li mantiene per un periodo molto lungo dopo la cessazione dell’esposizione (Titolo IX, art. 243 del D.Lgs. 81/2008). Un meccanismo analogo, con tempi di conservazione prolungati, è previsto dal Titolo X per gli esposti ad agenti biologici capaci di provocare infezioni a lunga latenza. Sono i documenti che in assoluto non si distruggono senza aver verificato il termine esatto nel testo vigente: se gestisci questi rischi, il registro di esposizione è l’ultimo documento da toccare in un riordino d’archivio.

Passo 5 — Formazione, nomine e verbali

Attestati di formazione, verbali di consegna dei DPI, lettere di nomina (RSPP, medico competente, addetti alle emergenze), verbali di riunione periodica e di consultazione del RLS: per questi documenti la legge non indica un numero di anni preciso. Il criterio è conservarli per tutta la durata del rapporto di lavoro e per il periodo in cui possono ancora essere contestati adempimenti o responsabilità. In pratica significa tenerli finché il lavoratore è in forza e ben oltre la cessazione, perché la formazione erogata in un dato momento può dover essere dimostrata a distanza di tempo. Conservare l’attestato originale, con firme e date, è ciò che rende opponibile l’adempimento.

Passo 6 — Registri delle attrezzature, verifiche e manutenzioni

Il registro dei controlli delle attrezzature, i verbali delle verifiche periodiche, i rapporti di manutenzione e le dichiarazioni di conformità raccontano la storia tecnica dell’azienda. Vanno conservati almeno finché l’attrezzatura o l’impianto restano in servizio, più il tempo utile a coprire eventuali contestazioni successive. Un discorso a parte merita il registro infortuni: l’obbligo di tenuta è venuto meno con l’attivazione del sistema informativo dell’INAIL, ma i registri storici già compilati non vanno distrutti, perché contengono dati utili in caso di malattia professionale denunciata anni dopo.

Passo 7 — Come conservare, non solo per quanto

Il Testo Unico ammette la tenuta della documentazione anche su supporto informatico. Il passaggio al digitale è consentito, ma va fatto bene: servono requisiti di integrità e, per i documenti che li richiedono, data certa (firma digitale o marca temporale) e sistemi di conservazione a norma. La guida alla digitalizzazione della sicurezza entra nel dettaglio. In ogni caso, un archivio ordinato — per anno, per lavoratore, per rischio — vale quanto il rispetto dei termini: un documento conservato ma introvabile durante un controllo produce lo stesso effetto di un documento distrutto.

Checklist di conservazione

• DVR e sue revisioni: conservati finché l’azienda è attiva, comprese le versioni superate
• Valutazioni specifiche, DUVRI e allegati: insieme al DVR di riferimento
• Cartelle sanitarie e di rischio: gestite dal medico competente, con i termini prolungati previsti dalla normativa di settore
• Registri di esposizione (cancerogeni, mutageni, biologici): i tempi più lunghi, da verificare sempre nel testo vigente prima di eliminarli
• Attestati di formazione e verbali DPI: per tutta la durata del rapporto e oltre
• Nomine e verbali (riunione periodica, consultazione RLS): finché opponibili
• Registri controlli e verifiche attrezzature: finché il bene è in servizio, più il periodo di eventuale contestazione
• Registri infortuni storici: non più obbligatori, ma da non distruggere