Glossario
Riunione periodica
Riunione periodica ex art. 35 D.Lgs. 81/08: soglia dei 15 lavoratori per unità produttiva, temi obbligatori, verbale e differenze dalla consultazione RLS.
La riunione periodica è l’incontro, almeno annuale, in cui il datore di lavoro sottopone a RSPP, medico competente e RLS lo stato della prevenzione aziendale. La disciplina l’art. 35 del D.Lgs. 81/2008: è obbligatoria nelle aziende e unità produttive con più di 15 lavoratori e si chiude con un verbale.
Cosa prevede l’art. 35, comma per comma
| Comma | Contenuto | Cosa comporta |
|---|---|---|
| 1 | Oltre 15 lavoratori: riunione almeno annuale indetta dal datore di lavoro, direttamente o tramite il SPP | Partecipano datore di lavoro o suo rappresentante, RSPP, medico competente ove nominato, RLS |
| 2 | Temi da sottoporre all’esame | DVR, infortuni, malattie professionali e sorveglianza sanitaria, DPI, programmi di informazione e formazione |
| 3 | Possibili obiettivi | Codici di comportamento, buone prassi, obiettivi di miglioramento anche secondo un sistema di gestione |
| 4 | Convocazione straordinaria | Significative variazioni dell’esposizione al rischio, anche per nuove tecnologie; fino a 15 lavoratori l’RLS può chiederla |
| 5 | Verbale | Va redatto e tenuto a disposizione dei partecipanti |
Il testo è consultabile su Normattiva. A carico di datore di lavoro e dirigente, la mancata indizione della riunione e la mancata disponibilità del verbale sono punite con sanzione amministrativa pecuniaria (art. 55, comma 5, lett. f e h), mentre la violazione del comma 4 è punita con l’ammenda (lett. e), negli importi rivalutati periodicamente.
Come si conta la soglia dei 15 lavoratori
La soglia si riferisce all’azienda o all’unità produttiva, cioè allo stabilimento o alla struttura dotata di autonomia finanziaria e tecnico-funzionale. Un’impresa con 40 dipendenti distribuiti su tre sedi autonome da 20, 12 e 8 addetti deve tenere la riunione annuale nella sede da 20. Nelle altre due l’obbligo a calendario non c’è, ma resta la possibilità per l’RLS di chiedere una convocazione quando cambiano in modo significativo i rischi. Per definire il perimetro delle sedi vedi la voce unità produttiva.
Nel computo dei lavoratori si seguono i criteri dell’art. 4 del decreto, che escludono alcune categorie, come i collaboratori familiari, e contano i lavoratori a tempo parziale in proporzione all’orario svolto.
Differenza tra riunione periodica e consultazione dell’RLS
Le due cose vengono spesso sovrapposte, ma rispondono a obblighi diversi.
| Aspetto | Riunione periodica (art. 35) | Consultazione dell’RLS (art. 50) |
|---|---|---|
| Quando | Almeno una volta l’anno, più le convocazioni straordinarie | Preventivamente, ogni volta che si decide su valutazione dei rischi, nomine, formazione |
| Chi partecipa | Quattro figure previste dalla norma | Datore di lavoro e RLS |
| Oggetto | Esame complessivo del sistema di prevenzione | Singola decisione da prendere |
| Prova | Verbale obbligatorio (c. 5) | Traccia scritta della consultazione, utile come prova |
La riunione non assorbe la consultazione: nominare il medico competente o aggiornare il DVR a metà anno richiede di sentire l’RLS al momento della decisione, senza aspettare l’incontro annuale. Quando e come farlo è spiegato nella guida alla consultazione dell’RLS.
Come si usa in azienda
Una riunione utile parte dai dati. L’RSPP raccoglie in anticipo l’andamento degli infortuni e dei near miss, lo stato di attuazione delle misure previste dal DVR e lo scadenzario della formazione. Il medico competente porta i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria, come gli chiede l’art. 25.
Esempio: in un’azienda alimentare con 60 addetti l’analisi degli infortuni dell’anno mostra quattro tagli alle mani nel reparto confezionamento. La riunione decide la sostituzione dei guanti e un modulo di addestramento dedicato. Nel verbale entrano la decisione, il responsabile e la scadenza. L’anno successivo si verifica se i casi si sono ridotti.
Nelle aziende con un sistema di gestione certificato la riunione coincide spesso con il riesame della direzione, con un unico verbale strutturato. Per convocazione, documenti e argomenti vedi la guida alla riunione periodica ex art. 35; per la struttura del documento, il modello di verbale della riunione periodica.
Domande frequenti
La riunione periodica si può svolgere in videoconferenza?
L'art. 35 non indica la modalità di svolgimento: chiede che la riunione si tenga, con i partecipanti previsti, sui temi del comma 2 e con un verbale. Una videochiamata in cui tutti possono vedere i documenti e intervenire è compatibile con questi requisiti. Conviene però indicare nel verbale la modalità, l'elenco dei collegati e i documenti condivisi, per poter dimostrare la partecipazione effettiva di ciascuno.
Se l'RLS non c'è, la riunione si fa lo stesso?
Sì, la riunione resta dovuta nelle aziende con più di 15 lavoratori. Se i lavoratori non hanno eletto un rappresentante interno, le funzioni sono esercitate dal rappresentante territoriale (RLST) o di sito produttivo, che va quindi invitato. Nel verbale conviene annotare chi ha partecipato a quale titolo, oppure l'eventuale assenza del rappresentante nonostante la convocazione.
Il consulente esterno può sostituire il datore di lavoro alla riunione?
L'art. 35 prevede la partecipazione del datore di lavoro o di un suo rappresentante, quindi può delegare. Il rappresentante deve però avere conoscenza dell'organizzazione e potere di assumere impegni, altrimenti la riunione si riduce a una formalità. Se l'RSPP è esterno, il consulente può partecipare anche in quel ruolo, ma non può coprire contemporaneamente RSPP e rappresentante del datore di lavoro.