Il verbale della riunione periodica: cosa deve contenere

Il verbale è l’unico documento che prova che la riunione periodica di sicurezza si è davvero tenuta e cosa ci si è detti. La riunione periodica ex art. 35 stabilisce chi convocare e quando; qui ci concentriamo sul documento che ne resta: come costruirlo perché racconti una verifica reale e non una formalità. Un verbale ben fatto è operativo, non decorativo: è il punto da cui, l’anno successivo, riparti per controllare cosa è stato effettivamente fatto.

Passo 1 — Intesta e identifica la riunione

L’intestazione colloca il documento nel tempo e nello spazio. Indica la ragione sociale e l’unità produttiva, la data, il luogo e l’ora di inizio e di chiusura. Precisa se si tratta della riunione annuale ordinaria o di una riunione straordinaria convocata per una variazione significativa del rischio (art. 35, co. 4). Richiama infine la convocazione e l’ordine del giorno: un verbale che rinvia alla convocazione scritta dimostra che ciascun partecipante è stato messo nelle condizioni di prepararsi.

Passo 2 — Registra presenze e assenze

Elenca i presenti con nome e ruolo, perché la norma individua figure precise: datore di lavoro o suo rappresentante, RSPP, medico competente ove nominato e RLS (art. 35, co. 1). Se partecipano anche dirigenti, preposti o consulenti, indicali come invitati. Le assenze vanno verbalizzate e giustificate: un verbale che registra l’assenza del medico competente in un’azienda con sorveglianza sanitaria, senza una riga di giustificazione, è un verbale che segnala da solo la propria lacuna. Questa parte si costruisce bene se l’organigramma della sicurezza è aggiornato e i ruoli sono chiari.

Passo 3 — Verbalizza gli argomenti esaminati

È il cuore del documento. Per ciascuno dei punti che il datore di lavoro sottopone all’esame (art. 35, co. 2) non limitarti a dire che “è stato trattato”: riporta i dati discussi e la sintesi del confronto.

• DVR: dai atto che il documento di valutazione dei rischi è stato esaminato, se è aggiornato e a che punto è il programma di miglioramento.
• Andamento infortuni e sorveglianza sanitaria: numeri del periodo, near miss, esiti aggregati e anonimi delle visite riferiti dal medico competente.
• DPI: criteri di scelta, efficacia riscontrata, eventuali sostituzioni o nuovi modelli da valutare.
• Formazione: stato del piano, scadenze, chi è da formare o da aggiornare.

Un esempio di riga utile: “andamento infortunistico: 2 infortuni nell’anno, entrambi per scivolamento in reparto spedizioni; near miss segnalati: 5. Si decide una verifica della pavimentazione.” Questo è un dato; “si è parlato della sicurezza” non lo è.

Passo 4 — Metti a verbale decisioni, responsabili e scadenze

Qui il verbale smette di fotografare e inizia a programmare. Per ogni decisione o obiettivo di miglioramento (art. 35, co. 3) scrivi tre cose: cosa si farà, chi è il responsabile e entro quando. “Si valuterà l’acquisto di nuovi otoprotettori” non impegna nessuno; “acquisto e distribuzione di nuovi otoprotettori al reparto presse, responsabile RSPP, entro il trimestre successivo” sì. Sono queste voci a rendere il verbale confrontabile l’anno dopo e a costituire la base di eventuali indicatori di sicurezza.

Passo 5 — Dai spazio alle osservazioni del RLS

La riunione è anche un momento di consultazione del rappresentante dei lavoratori: le sue osservazioni e proposte vanno riportate, non riassunte in un generico “nulla da segnalare” quando qualcosa è stato detto. Se il RLS solleva una criticità o chiede un approfondimento, mettilo a verbale con la risposta data dall’azienda. È una garanzia per entrambe le parti e si collega agli altri obblighi di consultazione del RLS, che spesso maturano nelle stesse occasioni.

Passo 6 — Chiudi, firma e conserva

Chiudi il verbale con l’ora di fine, le firme dei presenti e l’indicazione che il documento resta a disposizione dei partecipanti per la consultazione (art. 35, co. 5). Le firme provano chi c’era e che ciascuno ha preso atto del contenuto. Conserva il verbale in azienda insieme alla documentazione di sicurezza, in originale o su supporto informatico, e mantieni la serie storica: i criteri generali di archiviazione li trovi nella guida sulla conservazione dei documenti di sicurezza. Non va depositato presso alcun ente, ma deve essere pronto da esibire in caso di controllo o di infortunio.

Checklist dei contenuti del verbale

• Intestazione: azienda/unità produttiva, data, luogo, ora di inizio e fine, tipo di riunione
• Richiamo alla convocazione e all’ordine del giorno
• Presenti con nome e ruolo; assenze giustificate verbalizzate
• Esame del DVR e stato del programma di miglioramento
• Andamento infortuni, malattie professionali e dati collettivi della sorveglianza sanitaria
• Valutazione dei DPI (criteri di scelta ed efficacia)
• Stato dei programmi di informazione e formazione
• Obiettivi di miglioramento con responsabile e scadenza per ciascuno
• Osservazioni e proposte del RLS, con le relative risposte
• Firme dei partecipanti e indicazione che il verbale resta a disposizione
• Archiviazione del verbale con la serie storica delle riunioni precedenti