La riunione periodica ex art. 35: chi, quando, verbale

La riunione periodica è il momento in cui le figure della sicurezza si siedono allo stesso tavolo e fanno il punto: cosa è successo nell’ultimo anno, cosa dice il DVR, dove si sta migliorando e dove no. Non è un adempimento formale da sbrigare con una firma: è la sede in cui il sistema di prevenzione si verifica e si programma. Vediamo chi la convoca, chi deve esserci, cosa si discute e come redigere un verbale che regga a un controllo.

Passo 1 — Verifica se sei obbligato

L’obbligo nasce dalla dimensione dell’azienda. Nelle aziende e nelle unità produttive che occupano più di 15 lavoratori il datore di lavoro indice la riunione periodica almeno una volta l’anno (art. 35, co. 1). Il conteggio dei lavoratori segue i criteri dell’art. 4: contano i lavoratori dell’azienda o dell’unità produttiva, con le equiparazioni e le esclusioni previste dalla legge.

Sotto la soglia dei 15 lavoratori la riunione annuale non è imposta, ma il RLS può chiederne la convocazione quando ci sono significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio (art. 35, co. 4). In pratica: se apri un nuovo reparto, introduci una macchina o una lavorazione che cambia i rischi, il RLS ha titolo per pretendere il tavolo anche nella micro impresa.

Passo 2 — Convoca le persone giuste

La riunione è convocata dal datore di lavoro — direttamente o tramite il servizio di prevenzione — e vi partecipano (art. 35, co. 1):

• il datore di lavoro o un suo rappresentante;
• il RSPP, responsabile del servizio di prevenzione e protezione;
• il medico competente, ove nominato;
• il RLS, rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.

Convoca per iscritto e con congruo preavviso, indicando data, luogo, ora e ordine del giorno. La convocazione scritta serve a due cose: mette ciascuno in condizione di prepararsi con i propri dati e, se qualcuno non si presenta, dimostra che tu l’hai messo nelle condizioni di partecipare. Un tavolo senza il RLS convocato regolarmente è un tavolo che non tiene: cura la regolare elezione o designazione del RLS a monte, perché senza quella figura la riunione perde il suo interlocutore principale.

Passo 3 — Porta i documenti sul tavolo

La riunione serve a discutere dati, non impressioni. Prima dell’incontro raccogli e distribuisci ai partecipanti la documentazione che sarà oggetto di esame:

• il DVR aggiornato e i suoi allegati (vedi come redigere il DVR);
• il registro o i dati sugli infortuni e sulle malattie professionali dell’ultimo periodo;
• i dati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria, quando il medico competente è nominato;
• lo stato di avanzamento dei programmi di informazione e formazione e delle misure di miglioramento programmate.

Chi arriva alla riunione con i numeri in mano la trasforma in una vera analisi; chi improvvisa produce un verbale vuoto.

Passo 4 — Discuti gli argomenti previsti dalla legge

Nel corso della riunione il datore di lavoro sottopone all’esame dei partecipanti gli argomenti indicati dall’art. 35, co. 2:

1. il documento di valutazione dei rischi;
2. l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria;
3. i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei DPI;
4. i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza.

Nella riunione possono inoltre essere individuati (art. 35, co. 3): codici di comportamento e buone prassi per prevenire i rischi di infortunio e malattia professionale, e obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva sulla base di linee guida per un sistema di gestione. È qui che la riunione smette di essere una fotografia e diventa una programmazione: ogni obiettivo dovrebbe uscire dal tavolo con un responsabile e una scadenza.

Passo 5 — Convoca anche fuori scadenza quando serve

L’annualità è il minimo, non il tetto. La riunione va tenuta anche in occasione di eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie che hanno riflessi sulla sicurezza e salute dei lavoratori (art. 35, co. 4). Un nuovo impianto, un cambio di ciclo produttivo, un infortunio grave che impone di rivedere le misure: sono tutti eventi che, oltre a incidere sull’aggiornamento del DVR, giustificano una riunione straordinaria. Ragiona in parallelo con gli altri obblighi di consultazione del RLS, che spesso scattano nelle stesse occasioni.

Passo 6 — Redigi e conserva il verbale

Della riunione deve essere redatto un verbale che è tenuto a disposizione dei partecipanti per la sua consultazione (art. 35, co. 5). È l’unico documento che prova che la riunione c’è stata e cosa ci si è detti. Un verbale utile riporta:

• data, luogo e nominativi dei presenti, con il ruolo di ciascuno e le eventuali assenze giustificate;
• gli argomenti trattati, punto per punto, con i dati esaminati;
• le decisioni assunte, gli obiettivi di miglioramento con responsabili e tempi;
• le eventuali osservazioni del RLS;
• le firme dei partecipanti.

Conservalo in azienda insieme alla documentazione di sicurezza. Un buon verbale non è un riassunto generico (“si è discusso della sicurezza”): è un documento operativo da cui, l’anno successivo, riparti per verificare cosa è stato effettivamente fatto.

Checklist della riunione periodica (art. 35)

• Verificata la soglia dei 15 lavoratori e l’obbligo annuale
• Convocazione scritta con ordine del giorno a datore di lavoro/rappresentante, RSPP, medico competente (ove nominato) e RLS
• Documenti distribuiti prima: DVR, dati infortuni e malattie professionali, dati sanitari collettivi, stato formazione
• Esame di DVR, andamento infortuni e sorveglianza, DPI, programmi di informazione e formazione
• Individuati eventuali obiettivi di miglioramento con responsabili e scadenze
• Valutata la necessità di riunioni straordinarie per variazioni significative del rischio
• Verbale redatto, firmato, tenuto a disposizione dei partecipanti e conservato in azienda