Lettera di nomina del preposto: cosa deve contenere

Il preposto è la figura che sovrintende e vigila sull’attività lavorativa e ne garantisce l’attuazione secondo le direttive ricevute (art. 2). Dopo la L. 215/2021 non basta più che esista “di fatto”: va individuato in modo esplicito, e la lettera di nomina è lo strumento con cui lo si mette nero su bianco. Vediamo cosa deve contenere davvero, senza clausole di stile.

Passo 1 — Verifica l’obbligo e chi lo assolve

L’obbligo di individuare il preposto per lo svolgimento delle attività di vigilanza grava sul datore di lavoro e sui dirigenti: è stato introdotto nell’art. 18 dalla L. 215/2021 (di conversione del DL 146/2021, vedi la scheda DL 146/2021 e L. 215/2021). Non è un adempimento eventuale: dove c’è un’organizzazione con più lavoratori che operano sotto la sovrintendenza di qualcuno, quel qualcuno è, sostanzialmente, un preposto. Prima di scrivere la lettera, chiarisci quindi chi nomina (datore di lavoro o dirigente delegato) e chi viene nominato (chi già sovrintende in concreto).

Passo 2 — Individua la persona giusta, non un nome a caso

La nomina deve fotografare la realtà organizzativa. Individua il preposto tra coloro che, per posizione gerarchica e competenze, guidano concretamente il lavoro degli altri: capiturno, capisquadra, responsabili di reparto, capicantiere. Attenzione al preposto di fatto: chi esercita in concreto i poteri di sovrintendenza è soggetto agli obblighi dell’art. 19 anche senza incarico formale (art. 299). Meglio far coincidere carta e realtà, così che la lettera nomini chi già dirige davvero l’attività. Se hai più reparti o più cantieri, prepara una nomina per ciascun ambito: l’organigramma della sicurezza ti aiuta a non lasciare zone scoperte.

Passo 3 — Scrivi i compiti richiamando l’art. 19

Il cuore della lettera sono i compiti. Non inventarli: riproduci in modo fedele gli obblighi del preposto elencati all’art. 19, calati sull’attività reale. In sintesi il preposto deve:

• sovrintendere e vigilare sull’osservanza degli obblighi di legge e delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza e di uso dei DPI, e in caso di persistente inosservanza informare i superiori;
• intervenire per modificare il comportamento non conforme dei lavoratori e, in caso di mancata attuazione delle disposizioni, interrompere l’attività del lavoratore, segnalando la situazione;
• interrompere l’attività in caso di deficienze dei mezzi, delle attrezzature o dei DPI, o di ogni altra condizione di pericolo rilevata durante la vigilanza;
• segnalare tempestivamente al datore di lavoro o al dirigente le deficienze rilevate;
• informare i lavoratori esposti al rischio di un pericolo grave e immediato;
• astenersi, salvo eccezioni motivate, dal richiedere ai lavoratori di riprendere l’attività in una situazione di pericolo grave e immediato.

Il potere-dovere di interrompere l’attività e di segnalare è la novità sostanziale rafforzata dalla riforma: scrivilo in modo chiaro, perché è l’ambito su cui si misura la vigilanza effettiva.

Passo 4 — Delimita ambito e mezzi

Indica su cosa e su chi si esercita la vigilanza: reparto, linea, cantiere, squadra, turno. Aggiungi i mezzi che l’azienda mette a disposizione per rendere il compito esigibile: accesso alle procedure, ai DVR di riferimento, ai registri, la possibilità di fermare una lavorazione senza dover chiedere autorizzazioni che vanifichino l’intervento. Una nomina che assegna responsabilità senza dare poteri e strumenti è debole e, in caso di contestazione, si ritorce sull’organizzazione. La nomina del preposto non è una delega di funzioni: se vuoi trasferire poteri e responsabilità del datore di lavoro serve l’atto specifico dell’art. 16, con requisiti diversi.

Passo 5 — Collega la formazione

La lettera deve richiamare l’obbligo di formazione specifica del preposto, che è aggiuntiva rispetto a quella di lavoratore e va erogata prima o contestualmente all’assunzione dell’incarico (art. 37). La riforma ha rafforzato durata, contenuti e periodicità dell’aggiornamento, secondo quanto stabilito dall’Accordo Stato-Regioni vigente: per i dettagli su ore e cadenza rimanda alla guida dedicata alla formazione dei preposti. In lettera basta impegnare l’azienda a garantire la formazione e il preposto a frequentarla.

Passo 6 — Accettazione, data e conservazione

Chiudi con lo spazio per l’accettazione firmata del preposto: è ciò che trasforma un’individuazione unilaterale in un incarico consapevole. Datare l’atto e conservarne copia (anche in formato digitale) nel fascicolo della sicurezza, insieme all’organigramma e agli attestati di formazione. In caso di ispezione o di infortunio, la coerenza tra nomina, formazione erogata e mansioni reali è il primo elemento che viene verificato.

Checklist dei contenuti della lettera

• Dati dell’azienda e del datore di lavoro (o dirigente) che nomina
• Dati e mansione del preposto individuato
• Richiamo agli artt. 2 e 19 del D.Lgs. 81/2008 e alla L. 215/2021
• Ambito della vigilanza (reparto, cantiere, squadra, turno)
• Elenco dei compiti, incluso il potere di interruzione dell’attività
• Mezzi e poteri messi a disposizione per esercitare la funzione
• Impegno reciproco sulla formazione specifica e sull’aggiornamento
• Precisazione che non si tratta di delega di funzioni ex art. 16
• Data certa e spazio per l’accettazione firmata del preposto
• Copia conservata nel fascicolo della sicurezza