Individuare i preposti dopo la L. 215/2021

Con la L. 215/2021 (di conversione del DL 146/2021) il preposto smette di essere una figura “implicita” nell’organigramma e diventa un tassello che il datore di lavoro deve individuare in modo espresso. Non basta più che qualcuno sovrintenda di fatto: occorre riconoscerlo, formalizzarlo, formarlo e metterlo nelle condizioni di esercitare la vigilanza. Vediamo come farlo davvero in azienda.

Passo 1 — Parti dalla definizione, non dai titoli

Il preposto non è un grado gerarchico né una qualifica contrattuale: è chi, in ragione delle competenze professionali e nei limiti di poteri gerarchici e funzionali adeguati, sovrintende all’attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori (art. 2). La parola chiave è sovrintendere: chi coordina, dà istruzioni operative e controlla come si lavora, è preposto — che si chiami capoturno, caposquadra, capocantiere o responsabile di reparto.

Attenzione a due errori speculari: chiamare “preposto” un semplice lavoratore esperto che non coordina nessuno, e non riconoscere come preposto chi guida di fatto una squadra solo perché non ha un incarico scritto.

Passo 2 — Mappa dove serve un preposto

Percorri l’organizzazione reparto per reparto, turno per turno, cantiere per cantiere, e chiediti: chi dà le istruzioni operative qui? Chi decide l’ordine delle lavorazioni e verifica che si usino i DPI? La mappatura si appoggia all’organigramma della sicurezza e deve coprire ogni situazione in cui più persone lavorano insieme sotto un coordinamento.

Esempi concreti:

• in un cantiere edile, il capocantiere e i caposquadra delle imprese esecutrici;
• in un magazzino logistico, il responsabile di turno che assegna i mezzi e le baie di carico;
• in un’officina, il capo-reparto che distribuisce le commesse ai banchi di lavoro;
• in un turno notturno isolato, chi resta il riferimento operativo quando il responsabile di giornata non c’è.

Il turno notturno è il caso più trascurato: se nessuno sovrintende, quel turno resta scoperto di vigilanza.

Passo 3 — Formalizza l’individuazione

L’obbligo di individuare i preposti grava sul datore di lavoro e sul dirigente (art. 18). “Individuare” significa rendere l’attribuzione espressa e dimostrabile: la forma scritta non è imposta da una norma solenne, ma è l’unico modo pratico per provare all’organo di vigilanza chi è preposto e da quando.

Predisponi un atto di individuazione che indichi: il nominativo, l’ambito (reparto, cantiere, turno, lavoratori sovrintesi), la data di decorrenza, i poteri gerarchici e funzionali riconosciuti, i mezzi a disposizione. Fallo controfirmare per presa visione e accettazione. Non confondere questo atto con la delega di funzioni ex art. 16: il preposto non riceve obblighi propri del datore di lavoro, esercita la vigilanza che la legge gli attribuisce direttamente.

Passo 4 — Aggiorna gli obblighi del preposto

La L. 215/2021 ha rafforzato i compiti del preposto (art. 19). Oltre a sovrintendere e vigilare, il preposto deve intervenire per modificare il comportamento non conforme dei lavoratori, fornendo le necessarie indicazioni di sicurezza; e, in caso di persistenza dell’inosservanza o di deficienze di mezzi e attrezzature o di ogni condizione di pericolo rilevata, deve interrompere l’attività del singolo lavoratore e informare i superiori.

Metti nero su bianco, nell’atto o in una procedura collegata, questa catena: rilevo → correggo sul momento → se il lavoratore persiste o il pericolo è grave, fermo l’attività → segnalo al superiore. È il cuore della nuova vigilanza “attiva” e va conosciuta dal preposto, non solo scritta.

Passo 5 — Garantisci mezzi, poteri e formazione

Individuare un preposto senza dargli poteri e strumenti è un adempimento vuoto. Verifica che abbia autorità reale per fermare una lavorazione senza dover chiedere il permesso, un canale diretto verso il datore di lavoro o il dirigente, e le informazioni sui rischi delle attività che sovrintende.

Sul fronte formativo, il preposto riceve una formazione specifica e aggiuntiva rispetto a quella di lavoratore, con aggiornamento periodico secondo l’Accordo Stato-Regioni vigente: i contenuti e la durata sono trattati nella guida dedicata alla formazione dei preposti. La formazione va erogata prima che il preposto eserciti in concreto la vigilanza, non a incarico già avviato.

Passo 6 — Coordina i preposti negli appalti

Quando lavori con imprese appaltatrici o in cantiere, ogni impresa esecutrice individua i propri preposti e li rende riconoscibili sul campo. Il coordinamento tra committente e appaltatori — e la vigilanza dei preposti sull’interferenza tra squadre diverse — è parte della gestione dei contratti d’appalto e d’opera. Assicurati che il tema dei preposti compaia nei verbali di coordinamento e che i loro nominativi siano noti a chi opera in cantiere.

Passo 7 — Tieni traccia e rivedi

L’individuazione non è un atto una tantum. A ogni cambio di organizzazione — nuovo reparto, nuova commessa, dimissioni del caposquadra, apertura di un secondo turno — rivedi la mappa dei preposti. Conserva gli atti di individuazione insieme agli attestati di formazione: in caso di infortunio o ispezione, la prima domanda dell’organo di vigilanza è “chi era il preposto e come lo dimostrate?”.

Checklist operativa per l’individuazione dei preposti

• Mappa di reparti, turni e cantieri con l’indicazione di chi sovrintende di fatto
• Atto di individuazione per ciascun preposto (ambito, decorrenza, poteri, mezzi)
• Controfirma per presa visione e accettazione
• Formazione specifica da preposto erogata prima dell’esercizio della vigilanza
• Aggiornamento formativo periodico pianificato
• Poteri effettivi di intervento e interruzione dell’attività riconosciuti
• Canale di segnalazione diretto verso datore di lavoro o dirigente
• Preposti delle imprese esecutrici individuati e coordinati negli appalti
• Revisione della mappa a ogni modifica organizzativa
• Atti e attestati archiviati e prontamente esibibili