Il registro dei controlli delle attrezzature

Molte aziende hanno le attrezzature a norma ma non riescono a dimostrarlo: il carrello viene controllato, il paranco viene ingrassato, ma da nessuna parte resta traccia di chi ha fatto cosa e quando. Il registro dei controlli serve esattamente a questo — trasformare una manutenzione che “si fa” in una manutenzione che si può provare. Vediamo come costruirlo e tenerlo vivo.

Passo 1 — Distingui controlli e verifiche periodiche

È la confusione più diffusa, e va sciolta subito. La legge prevede due binari diversi:

• i controlli (art. 71, co. 8): controllo iniziale dopo l’installazione e prima della messa in servizio, controlli periodici secondo le indicazioni del fabbricante, controlli straordinari dopo eventi eccezionali (riparazioni, incidenti, lunghi periodi di inattività). Li organizza il datore di lavoro con personale interno o esterno competente;
• le verifiche periodiche (Allegato VII): riguardano solo alcune attrezzature (apparecchi di sollevamento, alcuni recipienti in pressione, ponti mobili sviluppabili…) e le esegue l’INAIL per la prima verifica, poi l’ASL o i soggetti abilitati secondo il DM 11/4/2011.

Il registro dei controlli documenta il primo binario. Le verifiche periodiche hanno i loro verbali ufficiali, che vanno conservati a parte ma richiamati nel registro. Se hai dubbi su quali attrezzature ricadono nell’Allegato VII, parti dalla guida sulle verifiche periodiche.

Passo 2 — Censisci le attrezzature

Non puoi controllare ciò che non hai elencato. Costruisci un inventario di tutte le attrezzature di lavoro ai sensi dell’art. 70: macchine, utensili, apparecchi, impianti. Per ciascuna annota marca e modello, numero di matricola, anno e reparto di assegnazione, presenza della marcatura CE e del libretto di uso e manutenzione. Il libretto del fabbricante è la fonte principale: da lì ricavi la periodicità e il contenuto dei controlli da fare.

Passo 3 — Definisci il piano dei controlli

Per ogni attrezzatura stabilisci cosa controllare, ogni quanto e chi lo fa. La periodicità la detta il fabbricante; in assenza di indicazioni, la fissi in base all’uso e ai rischi, motivandola. Esempio concreto: per un carrello elevatore puoi prevedere un controllo visivo giornaliero a inizio turno (freni, avvisatore, ruote, forche) e un controllo tecnico documentato a cadenza definita. Collega il piano allo scadenzario della sicurezza, così le scadenze non ti sfuggono.

Passo 4 — Individua e incarica il personale competente

I controlli dell’art. 71 li esegue personale competente: persona con conoscenza specifica dell’attrezzatura, delle sue condizioni di sicurezza e delle anomalie da cercare. Può essere un manutentore interno qualificato o un tecnico esterno. In entrambi i casi l’incarico va formalizzato per iscritto e la competenza va documentata (qualifica, formazione, esperienza). Questo passaggio è spesso il punto debole in caso di ispezione: il controllo c’è, ma non risulta chi fosse legittimato a farlo.

Passo 5 — Struttura il registro

Il registro può essere cartaceo o informatico, purché sia ordinato, aggiornato e riconducibile a chi lo compila. Per ogni riga prevedi almeno queste colonne:

• data del controllo e tipo (iniziale, periodico, straordinario);
• attrezzatura e matricola;
• esito (conforme / anomalie rilevate);
• interventi eseguiti o da eseguire, con responsabile e termine;
• nome e firma dell’operatore che ha effettuato il controllo.

Un esempio di riga ben scritta: “12/03 — controllo periodico — transpallet elettrico matr. TP-04 — anomalia: perdita olio martinetto — intervento: sostituzione guarnizione, eseguito 14/03, resp. manutenzione — firma.” Una riga inutile è invece “controllato, tutto ok” senza firma né dettaglio.

Passo 6 — Registra gli esiti e conserva

Ogni controllo va riportato per iscritto: è l’art. 71, co. 9 a chiederlo. La norma impone di conservare almeno i risultati degli ultimi tre anni e di tenerli a disposizione degli organi di vigilanza; nella pratica conviene mantenere l’intero storico dell’attrezzatura fino alla dismissione, perché è la memoria tecnica che giustifica scelte, riparazioni ed eventuale rottamazione. Archivia insieme i verbali delle verifiche periodiche e le dichiarazioni degli interventi di manutenzione programmata.

Passo 7 — Collega il registro alla gestione dell’anomalia

Un registro serve poco se segnala guasti che nessuno risolve. Quando un controllo rileva un’anomalia che incide sulla sicurezza, l’attrezzatura va messa fuori servizio finché non è ripristinata: cartellino di “non utilizzare”, chiave rimossa, segnalazione al preposto. Il registro deve mostrare la chiusura del problema, non solo la sua apertura. Per gli apparecchi di sollevamento e i carrelli elevatori questa tracciabilità è particolarmente sorvegliata, vista la gravità dei danni possibili.

Checklist del registro dei controlli

• Inventario completo delle attrezzature con matricola e libretto
• Piano dei controlli con periodicità motivata per ciascuna attrezzatura
• Personale competente incaricato per iscritto e qualifica documentata
• Registro con data, tipo di controllo, esito, interventi e firma
• Controlli iniziali, periodici e straordinari tutti tracciati
• Verbali delle verifiche periodiche (Allegato VII) archiviati e richiamati
• Risultati conservati e a disposizione degli organi di vigilanza
• Procedura di messa fuori servizio in caso di anomalia